Aktuelles zur OnlineMitgliederVerwaltung (D.I.B.-MV)
Stand 05.12.2022:
Eröffnung des Unterzeichnungsverfahrens zur Vereinbarung nach Art. 26 DSGVO zur Nutzung der D.I.B.-MV
Nach einer umfangreichen Test- und Einarbeitungszeit haben sich 69 unserer Imkervereine entschlossen, die D.I.B.-MV zukünftig – insbesondere zur Übermittlung der Jahresmeldung an den Landesverband – zu nutzen. Dies erleichtert die Arbeit in der Geschäftsstelle des Landesverbandes, vermeidet Übertragungsfehler und bietet den Imkervereinen die Möglichkeit Serienbriefe zu erstellen, die Mitgliedsbeiträge zu berechnen und zu erheben (nebst SEPA-Lastschrift-Einzug). Zudem können sie sich anhand von Berichten und den seitens der Geschäftsstelle bereits eingetragenen Ehrungen einen guten Überblick über ihre Mitglieder gewinnen. Positiv ist auch, dass der Landesverband und die Vorstandsmitglieder der Imkervereine zeitgleich auf die identischen Daten zugreifen können.
Neben den Imkervereinen und dem Landesverband erhält auch der Deutsche Imkerbund und zukünftig auch die Kreisimkervereine Leserechte für Daten der Mitglieder, die sie zur Erfüllung Ihrer satzungsgemäßen Zwecke benötigen. Dieses wurde bereits in § 3 Abs. 3 der Satzung des Landesverbandes verankert. Zwischen den vier Vertragspartnern bestehen Vertragsverhältnisse, die die gemeinsame Verarbeitung
personenbezogener Daten im Rahmen der D.I.B.-MV beinhalten. Aus diesem Grund muss nach Art. 26 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit getroffen werden. In diesem Vertrag werden Regelungen dazu getroffen, wer welchen Verpflichtungen der DSGVO im Zusammenhang mit der gemeinsamen Verarbeitung personenbezogener Daten nachkommt.
Am 05.12.2022 wurden die entsprechenden Vereinbarungen für die 69 Imkervereine durch den Vorsitzenden des Landesverbandes Westfälischer und Lippischer Imker unterschrieben und zur Unterzeichnung an den Vorsitzenden des Deutschen Imkerbundes versandt. Damit ist das Unterzeichnungsverfahren eröffnet. Als nächstes erhalten die Kreisimkervereine, denen die 69 Imkervereine angeschlossen sind, die Vereinbarungen und dann die Imkerverein.
Vielen Dank und mit herzlichen Grüßen
Thomas Klüner
Stand 15.08.2022:
Erstellung von Rechnungen für die Vereinsmitglieder in der D.I.B.-MV
Seit der letzten Aktualisierung der D.I.B.-MV können nun einfach Rechnungen mit allen relevanten Angaben (Absenderadresse, Bankverbindung, Zahlungsziel) durch die Imkervereine für Ihre Mitglieder erstellt und ausgedruckt werden. Wird der Sepa-Einzug der D.I.B.-MV genutzt, so werden die hierfür erforderlichen Hinweise auf den Rechnungen ausgewiesen. Als Hilfestellung zur Nutzung dieser Möglichkeiten der D.I.B.-MV wurden die Anleitungen: „Vereinsdaten für Rechnungen festlegen“, „Rechnungsversandart festlegen“, „Rechnungen erstellen“ und „Beiträge durch SEPA-Lastschrift einziehen“ erstellt. Sie finden Sie unter Anleitungen/Infos - Landesverband Westfälischer und Lippischer Imker e.V. (lv-wli.de) bei dem Menüpunkt „Formulare und Arbeitsanweisungen“.
Sämtliche der oben genannten Arbeitsprozesse funktionieren im Produktivsystem. Grundsätzlich können Rechnungen per E-Mail aus der D.I.B.-MV versandt werden. Da es hier hinsichtlich der Rechtsicherheit und des Datenschutzes einer Klärung bedarf, wurde bisher keine Anleitung dazu erstellt. Dieses Verfahren wird daher bisher nicht empfohlen.
Stand 16.12.2021:
Es stehen nun die für unseren Landesverband relevanten Mitgliedsarten: Vollmitglied, Jugendliches Mitglied, Ehrenmitglied Landesverband, Ehrenmitglied Imkerverein, Ehrenmitglied Landesverband und Imkerverein, Fördermitglied, Lehrbienenstand und Belegstelle zur Verfügung.
Seitens der Vereine sind die Ehrenmitgliedschaften nicht in die D.I.B.-MV einzutragen. Sind hier Ehrenmitgliedschaften von Mitgliedern nicht aufgeführt, so sind diese bitte mit der Jahresmeldung und dem entsprechenden Meldebogen der Geschäftsstelle mitzuteilen.
Zudem sind die verschiedenen relevanten Funktionsträger für die Vorstände der Imkervereine angepasst worden. Diese müssen ggf. geändert (alte Funktion löschen, neue eingeben) oder neu eingegeben werden.
Zur Erfassung der Personen mit besonderen Ausbildungen (BSV, HSV, BWB, etc.) wird ein entsprechender separater Reiter geplant. Daher bitte diese Funktionen nicht eingeben.
Zudem stehen den Imkervereinen die neuen Felder Imkerzeitung und Ergänzungsversicherung (hier kann die Anzahl: 0, 1, 2 oder 3 gewählt werden) zur Verfügung. Diese bitte nutzen, wenn eine Imkerzeitung über den Verein abonniert wird oder die Ergänzungsversicherung abgeschlossen wurde. Bisher wirken sich diese Einträge noch nicht auf die Beitragsarten aus, diese müssen separat in den Reitern "Verein-Beiträge" und "Verband-Beiträge" erfasst werden.
Außerdem steht ab sofort das Feld "Freiwillige Einwilligung gemäß DSGVO" zur Verfügung. Dieses muss aber noch durch ein weiteres Datumsfeld ersetzt werden. Daher bitte noch nicht nutzen.
Durch den Landesverband können nun auch alle relevanten Ehrungen erfasst werden. Diese werden dann bei den Mitgliedern angezeigt. Die Damen der Geschäftsstelle werden diese daher nach und nach einpflegen. Sobald dies abgeschlossen ist geben wir eine entsprechende Information heraus, damit diese Daten ebenfalls überprüft werden können.
Stand 12.10.2021:
In der Video-Konferenz vom 28.05.2021 musste der Projektplan zur Einführung der D.I.B.-MV angepasst werden.
Dieser wurde bisher nicht veröffentlicht, da er bereits nach kurzer Zeit aus technischen und rechtlichen Gründen nicht mehr einhaltbar war. Aufgrund größerer Probleme bei der Umsetzung unserer Anforderungen bei der Programmierung der D.I.B.-MV ergab sich für die Projektverantwortlichen eine unübersichtliche Sachlage.
Mittlerweile wurden durch die Geschäftsstelle die Jahresbeitragsrechnung mit der D.I.B.-MV erstellt. Da diese nicht unseren Ansprüchen genügen, wurden die Rechnungen auch in der bisherigen Form erstellt. Wir werden mit den Verantwortlichen des D.I.B. darüber sprechen, dass es möglich sein muss die Rechnungen aus der D.I.B.-MV in der herkömmlichen Form erstellen zu können.
Außerdem hat sich im Laufe des Jahres herausgestellt, dass aus Datenschutzrechtlichen Gründen in diesem Jahr keine direkte Bestellung von Gewährverschlüssen durch unsere Mitglieder beim D.I.B. möglich sein wird. Hierfür bedarf es des seitens des Vorstandes eingereichten Antrages 4 zur Vertreterversammlung vom 30.10.2021. Hierbei geht es um die Übermittlung der Daten unserer Mitglieder an den D.I.B. (siehe Vertreterversammlung 30.10.2021 - Landesverband Westfälischer und Lippischer Imker e.V. (lv-wli.de)). Außerdem muss ein Rahmenvertrag mit dem D.I.B. geschlossen werden. Dieser wird zurzeit erstellt und nach der Vertreterversammlung unterzeichnet. Nach Auskunft des D.I.B. kann die Bestellung von Gewährverschlüssen allerdings erst dann erfolgen, wenn ein entsprechender Bereich auf dessen Homepage erstellt wurde. Die erforderlichen Programmierungen sollen bis zum März 2022 abgeschlossen sein.
Hinsichtlich der Nutzung der D.I.B.-OMV durch den Landesverband sind alle erforderlichen Verträge mit dem EDV-Dienstleister unterzeichnet. Zudem steht nunmehr eine Programmversion zur Verfügung, die die Schulung der Imkervereine zur Nutzung der D.I.B.-OMV und deren eingeschränkte Nutzung erlaubt. Eingeschränkt deshalb, da noch weiter programmiert wird. Insbesondere um noch Programmfehler und Programmunzulänglichkeiten festzustellen, haben wir uns dazu entschlossen, den Imkervereinen die Nutzung der D.I.B.-OMV in der Produktivumgebung zu gewähren. Allerdings müssen hierzu dann entsprechende Verträge (insbesondere wegen des Datenschutzes) durch die Vereine, den Landesverband und den D.I.B. geschlossen werden.
Imkervereine, die in diesem Jahr die OMV nutzen möchten, melden dies bitte unter Nennung der die OMV nutzenden Vorstandsmitglieder (Vorname, Name, Position) formlos unserer Geschäftsstelle.
Wir werden dann die Vertragsgestaltung, Zugangsregelungen und die Schulung mit diesen Imkervereinen absprechen und einleiten. Unser Ziel ist es, die ersten Schulungen bereits im November 2021 durchzuführen.
Fragen zum weiteren Vorgehen, Vertragsgestaltung und zum Datenschutz beantwortet Ihnen gerne Herr Dr. Klüner.
Stand 07.10.2021:
Momentan ist es uns leider nicht möglich einen aktuellen Projektplan zu veröffentlichen, da dieser aufgrund von rechtlichen und technischen Schwierigkeiten neu durchdacht werden muss.
In Kürze wird ein Rundschreiben zu diesem Thema an die Kreisimkervereine und Imkervereine folgen.
Stand 22.02.2021:
Nachdem die Datenmigration abgeschlossen wurde und erste Tests der Vereinsverwaltung der OMV durchgeführt wurden, geben seit Anfang Februar die Bediensteten der Geschäftsstelle die aktuellen Jahresmeldungen der Imkervereine in die Verbandsverwaltung der OMV ein. Bisher sind die Jahresmeldungen von 12 Kreisimkervereinen und 152 Imkervereinen komplett erfasst. Die Meldungen von 66 Imkervereinen wurden bisher noch nicht in die OMV eingegeben. Bei einigen Vereinen fehlen noch die Mitgliederlisten. Falls diese nicht bis Mitte März vorliegen, werden die Daten (insbesondere Völkerzahlen) aus dem Vorjahr übernommen. Außerdem werden zurzeit die Informationen zur Datenfreigabe (incl. Veröffentlichung) und zum Fachkundenachweis Honig in die OMV aufgenommen. Diese Eingaben sind eine wesentliche Voraussetzung dafür, dass die Mitglieder die Gewährverschlüsse direkt beim Deutschen Imkerbund bestellen können. Wir hoffen, dass dies ab Anfang Juni der Fall sein wird.
Zurzeit wird an einem Schulungskonzept und Schulungsunterlagen gearbeitet, damit nach weiteren Tests die Schulungen der Imkervereine erfolgen kann, damit diese bereits die Vereinsbezogenen Daten (z.B. Bankdaten, Fördermitglieder) ergänzen und die vorhandenen Daten überprüfen können. Hierzu werden zu gegebener Zeit die Imkervereine angeschrieben.
Als relevante Prozesse, für die Prozessanweisungen zu entwickeln sind, wurden Austritte von Mitgliedern, Übertritte von Mitgliedern, Ehrenmitgliedschaften, Änderungen/Korrekturen, Passwortverwaltung, Wechsel von Vereinen in andere KIV, Auflösung von Vereinen bzw. Kreisimkervereinen identifiziert.
Während der umfangreichen Tests und Eingaben wurden Fehler, Änderungs- und Erweiterungsbedarf an der OMV festgehalten und dem D.I.B. mitgeteilt. Durch den Projektverantwortlichen Herrn Hubert Otto wurden diese aufgelisteten Sachverhalte in den Projektausschuss des D.I.B. eingebracht. Da es sich dabei um Anforderungen handelt, die bereits die alte OMV enthielt, oder alle Landesverbände bzw. deren Gliederungen benötigen, ist mit baldigen Aktualisierungen der OMV zu rechnen.
Stand 18.01.2021:
Bereits Anfang Januar, drei Wochen früher als erwartet, konnte die Datenmigration aus dem Adressprogramm Cobra der Geschäftsstelle in die OMV für den Landesverband erfolgreich durch den Projektleiter Hubert Otto abgeschlossen werden.
Aus diesem Grund war er zeitlich möglich, dass durch Norbert Pusch und Dr. Thomas Klüner die fehlenden Daten (insbesondere Völkerzahlen) für ihre beiden Vereine eingetragen werden konnten. Dabei konnten erste Schwachstellen, Änderungsbedarf und Ergänzungsbedarf ermittelt werden, die an den D.I.B. gemeldet wurden. Zudem wurde das Handling der Dateneingabe erprobt und es konnte der Aufwand der Erfassung der Mitglieder- und Völkermeldung 2020/2021 für die Geschäftsstelle eingeschätzt werden.
Aufgrund des raschen Fortkommens beschloss daher der Geschäftsführende Vorstand Änderungen und Ergänzungen im Projektplan. Bereits in wenigen Tagen werden die vorliegenden Meldungen der Imkervereine durch die Geschäftsstelle in die OMV übernommen. Liegen keine Meldungen vor, so werden die Daten aus der letzten Jahresmeldung eingetragen.
Daher sind alle Imkervereine unseres Landesverbandes, die bisher noch keine Jahresmeldung an den Landesverband abgegeben haben, aufgefordert diese umgehend zur Geschäftsstelle zu übersenden.
Stand 22.12.2020:
Am 28. September 2019 beschloss die Außerordentliche Vertreterversammlung des Landesverbandes Westfälischer und Lippischer Imker e.V. einstimmig die neue online Software zur Mitgliederverwaltung (OMV) des D.I.B. einzuführen. Außerdem beschloss die Vertreterversammlung am 12. September 2020 als Jahresziel für 2020 des Landesverbandes, seiner Gliederungen und aller Mitglieder die Einführung der OMV. In diesem Jahr wurde seitens des D.I.B. die Konzeptionierung und Programmierung der OMV in Auftrag gegeben. Unser Vorstandsmitglied Herr Hubert Otto bringt dabei die Anforderungen unseres Landesverbandes in die Realisierung der OMV beim D.I.B. erfolgreich ein. So konnte er bereits Mitte des Jahres die erste Demoversion testen. Wir waren daher sehr zuversichtlich im Jahr 2020 die OMV in unseren Landesverband einführen zu können. Leider fehlten Mitte November noch wichtige Programmteile (u.a. Anbindung an das SEPA-Zahlungsverfahren für Vereine). Daher entschloss sich der Geschäftsführende Vorstand schweren Herzens, die Einführung zu verschieben. Dies hat zur Folge, dass die Erhebung der Mitgliedsangaben und Völkermeldung in diesem Jahr wie in der Vergangenheit mit Papier erfolgen muss. Mittlerweile liegt eine Programmversion vor, die die wesentlichen Datenfelder und Funktionalitäten enthält. Aus diesem Grunde beginnen wir nun mit der Einführung der OMV. Dazu hat der Geschäftsführende Vorstand einen Projektplan erstellt, der in Zukunft aktualisiert und ggf. erweitert wird. Die aktuelle Version kann hier angezeigt werden:
Außerdem wurde Herr Hubert Otto nun offiziell zum Projektleiter bestellt. Das Lenkungsgremium des Projektes setzt sich aus den Herrn Dr. Thomas Klüner, Peter Leuer, Hubert Otto, Norbert Pusch und Markus Schreiber zusammen. Die Projektverantwortung obliegt dem Vorsitzenden (zurzeit Herr Dr. Thomas Klüner) und dem stellvertretenden Vorsitzenden des Landesverbandes (zurzeit Herr Markus Schreiber). Über den aktuellen Projektstand wird fortlaufend auf unserer Homepage informiert.